HR:rocketscience of boerenverstand?

Dit verhaal gaat over de vraag wat HR nu zo ingewikkeld maakt, dat veel organisaties het niet goed op orde hebben.

Ik realiseerde me laatst dat ik in mijn advieswerk vaak zeg: “het is geen rocketscience”. Wat bedoel ik daar nu mee?

Een manager is even de weg kwijt in het leidinggeven aan zijn mensen en komt er even niet uit. Dat kan iedereen overkomen. Als adviseur (betrokken buitenstaander) heb je meestal redelijk snel in de gaten welke zaken er spelen, die maken dat het onoplosbaar lijkt. Maar niet is, dus, als je de kennis, ervaring en het inzicht hebt. Daarmee zijn meestal de problemen nog niet opgelost, maar er kan wel aan gewerkt gaan worden. Soms zijn de dingen niet ingewikkeld, maar wel complex.

Voorbeeld: een advocatenkantoor met werkweken van 80 uur. In de advocatuur worden traditioneel veel (declarabele) uren gemaakt. De senior partners, die dit zelf ook altijd gedaan hebben zweren erbij. 80 uur per week is de norm. Wil je het redden bij het kantoor dan moet je die maken. Daarmee toon je aan uit het goede hout gesneden te zijn. Jongere partners kiezen tegenwoordig voor een werk/privebalans, waar 55 uur per week bij hoort. Je moet per slot van rekening thuis ook “presteren”. De seniorpartners zien dit als ongemotiveerd gedrag; de jongeren moeten ook hun verantwoordelijkheid nemen. Zij proberen dit “probleem” op te lossen door strakkere urenverantwoording en beperking van verlof. Wat je hier zit gebeuren is simpelweg een reflex: harder duwen op uren maken. Waar het om gaat is dat de huidige generaties er andere normen en waarden op na houden. Maar door de aanpak van de seniorpartners wordt dat niet benoemd. Er ontstaat onderhuidse spanning en het wordt er allemaal niet leuker op. En er worden nauwelijks meer uren gemaakt. De motivatie daalt en er vertrekken mensen.

De traditionele wijze van oplossen met analyse en regels lost complexe vraagstukken niet op. Het bestrijdt alleen symptomen. Het gaat dus bij dit soort complexere problemen niet om analyse en controle, maar om begrip en betekenis. Een goed en eerlijk gesprek over gemeenschappelijke doeleinden en motivatie kan veel begrip brengen en andere oplossingen creëren.

Het Cinefyn model onderscheidt 5 situaties van “ingewikkeldheid van een vraagstuk”; De 5 C’s:

1. Clear; duidelijke relatie tussen oorzaak en gevolg (bijv. HR- administratie)
2. Complicated; relatie tussen oorzaak en gevolg is niet meteen duidelijk. Het vereist kennis en nadenken (bijv. het toepassen van wet- en regelgeving)
3. Complex: het probleem is niet goed te overzien, er zijn meerdere waarheden en geen snelle oplossingen (bijv. problemen in samenwerken en communiceren)
4. Chaotic: er zijn acute nieuwe complexe problemen ontstaan: noodsituatie
5. Confused: onduidelijke context, er is niet goed te plaatsen hoe het probleem aan te vliegen (bijv. disfunctionele processen in de organisatie)

Bij de eerste twee zijn oorzaak en gevolg bekend of makkelijk te achterhalen. Als het complex wordt zijn er meerdere fenomenen die op elkaar inwerken. Een -simpele- analyse brengt dan geen oplossing. Overleggen, duiden en experimenteren zijn dan het antwoord.

Nu zijn managers altijd bezig met simplificatie om tijd te winnen, de efficiency te verhogen en om het zelf allemaal nog te kunnen behappen. Kennis en logica helpen hierbij en dat is ook goed. Maar ook effectiviteit is nodig (de andere kant van dezelfde medaille). Effectiviteit veronderstelt dat de doelen, de context en de strategie goed doordacht zijn, gedeeld zijn en vertaalt naar de niveaus waarop acties genomen worden. En dan moet je weer efficiënt zijn.

HR gaat over hoe de samenwerking in organisaties vormgegeven wordt. Dat zit dus sowieso al in het domein “complex”. Zeker bepaalde aspecten zijn simpel (clear) te maken en sommige zaken zijn gewoon ingewikkeld, maar daar kom je wel uit met nadenken en regelen. Dus eerder boerenverstand, (met wat kennis) dan rocketscience. Maar andere zaken die te maken hebben met hoe mensen zich gedragen, met motivatie, met communicatie, samenwerken, initiatief nemen, creativiteit tonen, veranderingen kunnen meemaken etc. behoren eerder bij het domein “complex” of “chaotisch”.

Is het daarmee rocketscience ?  Zeker niet, het is en blijft vooral “mensenwerk”; interesse tonen, goed luisteren, een goed en eerlijk gesprek voeren, duidelijke besluiten, deze goed communiceren, maar ook goed nadenken en overleggen over “waar zijn wij als organisatie nu echt voor, welke plaats hebben medewerkers daarin, welke randvoorwaarden schept de organisatie om goed te kunnen functioneren, waar en hoe wordt in geïnvesteerd om dat voor elkaar te krijgen, hoe stellen we vast dat er goed gefunctioneerd wordt etc. En hier een samenhangend plan voor maken.

Het is dus geen rocketscience, maar is het daarmee gemakkelijk? Nee, de praktijk leert dat je tegen allerlei zaken aanloopt, waar je het iedere dag erg druk mee kunt hebben als management en HR. Soms dusdanig, dat je het idee hebt dat het allemaal niet opschiet en dat het “dweilen met de kraan open” is.

De kwaliteit (effectiviteit) van de interne organisatie is een zaak van voortdurende aandacht, overleg en evaluatie. Het helpt wel om dit op een doordachte en gestructureerde wijze te doen. Dan komen we weer terug bij effectiviteit. Doelen, analyse, strategie, acties, (rol) verantwoordelijkheden, systemen, maar ook empathie, samenwerking en investeren.

Het moeilijke aan het verbeteren van de effectiviteit van je interne organisatie, je HR dus, is dat dit vaak gelijktijdig met het efficiënt runnen van het primaire proces dient plaats te vinden (tijdens de verbouwing gaat de verkoop door..). Maar vooral het feit dat effectiviteit vraagt om een andere mindset dan efficiency. Het vraagt beschouwing, overweging, overleg; de kaas laten rijpen als het ware. Het vraagt rust, aandacht en stilte. Tegenover efficiency: actie, routine en rumoer.

Daartussen schakelen en de stilte als het ware ondergaan, zonder iets te -kunnen- doen, is voor de efficiency manager een ware kwelling. Hij ervaart als het ware onthoudingsverschijnselen als de adrenalinepomp uit wordt gezet. Zie hier de uitdaging! Neem de tijd, beschouw, overleg (pak een cognac, steek een sigaar op, terwijl de kaas rijpt). Je bent er zo aan gewend en gaat het nog leuk vinden ook. Maar vooral: effectiviteit is het waard. Het legt als het ware het fundament waarop efficiënt gehandeld kan worden. Keihard werken aan iets dat niets brengt, wil niemand. Toch..? Gestaag werken aan iets dat zelf bedacht is en dat werkelijkheid wordt, wil iedereen. Toch..?

Goed HR is dus een mengeling van alles: boerenverstand, science (maar geen rocket) en contemplatie (zonder in slaap te vallen), een goed en gedegen plan en slim en hard werken aan de uitvoering daarvan. En jezelf niet als uitgangspunt van het universum nemen; houd het leuk en luchtig samen.